Проектна документація — це сукупність даних і документів, які фіксують інформацію про проект. Зазвичай менеджер проекту збирає всі відповідні документи для кожного етапу проекту, в т.ч файли, пов’язані з пропозиціями, цілями, вимогами, дизайном, впровадженням, бюджетуванням, тестуванням, розгортанням і підтримкою.
Контрольний список проектної документації повинен охоплювати: обсяг проекту, зацікавлених сторін, план, комунікацію, управління ризиками, бюджет, ресурси, вимоги, забезпечення якості, управління змінами, тестування, навчання, звітування та процес затвердження. Це забезпечує ретельну документацію та безперебійне виконання проекту.
Найкращі практики в написанні проектної документації
- Визначте обсяг проекту. …
- Створіть команду (автори, рецензенти, редактор або видавець)…
- Визначте теми та підтеми. …
- Конкретизуйте очікувані результати. …
- Задокументуйте технічні параметри та вимоги до середовища. …
- Складіть результат проекту.
Оформіть документи стислий, обтічний і зрозумілий. Таким чином ваша команда зможе швидко та легко знайти те, що їм потрібно знати, і вони з більшою ймовірністю справді скористаються документами проекту.
Які найкращі способи організовувати проектну документацію в кількох проектах?
- Використовуйте послідовну угоду про найменування.
- Виберіть центральне місце зберігання.
- Дотримуйтеся стандартного формату та шаблону.
- Регулярно оновлюйте та переглядайте свої документи.
- Архівуйте та видаляйте документи належним чином.
- Використовуйте інструмент керування документами.