Нічого перед чимось не вказуйте в алфавітному порядку – файл неповних імен перед подібними повними. Розставте за алфавітом прізвище особистих імен, потім імена, потім по батькові чи ініціали. (Кожне окреме слово, яке використовується під час подання, називається «одиниця файлу». У наведених нижче прикладах «/» позначає окремі одиниці файлу.)
Три правила, які слід пам’ятати під час розпису
- Йти буква за буквою.
- Не звертайте уваги на пробіли, великі літери, знаки наголосу та розділові знаки (дефіси, апострофи, крапки, коми).
- Використовуйте перше значуще слово, ігноруючи a, an і the.
Ці правила є основними, оскільки вони застосовуються до всіх систем ведення документів. Коли ми подаємо дані за іменем, темою та областю, ми завжди повинні подавати в алфавітному порядку та за датою. Правило 2: Якщо перші літери збігаються, випилюйте з точки зору другої літери. Правило 6: Якщо є два прізвища, файл подавайте під першим прізвищем.
Цифри зазвичай розташовуються за алфавітом саме так, як вони написані, а не так, як вони б написані. Абревіатури зазвичай розташовуються в алфавітному порядку саме так, як вони написані, а не так, як вони написані.
Алфавітне оформлення: в алфавітному порядку, документи розташовані в алфавітному порядку на основі імен осіб, організацій або тем. Кожному документу присвоюється унікальний ідентифікатор, наприклад назва або тема, і він розміщується у відповідній позиції в системі файлів.