Програма ведення записів повинна бути побудована відповідно до чинного законодавства та інших обов’язкових органів, а також політики організації. Організація повинна вести записи таким чином, щоб забезпечити своєчасний, ефективний і точний пошук необхідної інформації.
8 принципів: Підзвітність, прозорість, цілісність, захист, відповідність вимогам, доступність, збереження та розпорядження. Це «Принципи» належного управління документами. ISO 15489: Управління записами є всесвітньо визнаною вимогою.
4 Правила діловодства
- ВСТАНОВЛЕННЯ ПОЛІТИКИ ВЕДЕННЯ ТРУДОВОЇ КНИЖКИ.
- РОЗРОБІТЬ ГРАФІК ЗБЕРІГАННЯ ЗАПИСУ.
- ВИМОГИ ДО ЗАПИСУ ПРИПИНЕННЯ.
- БЕЗПЕЧНО УТИЛІЗУЙТЕ ТРУДОВІ КНИЖКИ.
- ДЛЯ ЗАПИСУ.
Записи відповідності означає повні та точні записи та супровідну документацію щодо всіх витрат, платежів, платежів і транзакцій, включаючи квитанції, звіти, файли, аналізи, дані (включаючи електронні дані та електронні листи) та/або будь-яку іншу інформацію, створену, зібрану, обробляється або зберігається будь-яким членом …
Система обліку є спільна система зберігання, де записи збираються, упорядковуються, отримують доступ, захищаються, зберігаються та знищуються відповідно до затверджених розкладів записів. Система діловодства – це більше, ніж технологія.
Життєвий цикл записів
- Створення. Цей етап відноситься до виробництва записаної або документованої інформації. …
- Використання та технічне обслуговування. Після того, як запис створено або зібрано, він проходить фазу розповсюдження та використання. …
- Зберігання. …
- Знищення або архівування. …
- Управління документами. …
- Управління цифровою інформацією. …
- Безпечне знищення.