У нашому швидкому світі, де комунікація відбувається в основному через електронні листи та повідомлення, вміння складати добре структуровані та змістовні листи є важливою навичкою. Один правильно написаний електронний лист може істотно вплинути на вашу кар'єру або особисті відносини. Однак, багато хто з нас відчуває труднощі при написанні листів і починає сумніватися у своїх здібностях. У цій статті ми розглянемо декілька основних кроків, які допоможуть вам почати писати листа з легкістю.
Першим кроком для успішного написання листа є визначення його мети та одержувача. Перш ніж почати писати, запитайте себе: Кому адресовано листа? Що я хочу сказати одержувачу? Яка інформація буде корисною чи цікавою йому? Чітке розуміння мети листа допоможе вам визначити, яку інформацію слід увімкнути і яка структура буде найзручнішою для представлення цих даних.
Далі, перед тим, як почати писати свій лист, сконцентруйтеся та визначте, яку важливу інформацію ви хочете передати одержувачу. Чітка концепція вихідного повідомлення допоможе вам уникнути заплутаності та неясності у листі. Ви можете скласти план або нотатки, щоб переконатися, що ви не забудете увімкнути важливі аспекти або ідеї.
Важливо також приділити увагу вибору відповідного тону та стилю спілкування. Визначитись, наскільки формальний чи неформальний має бути ваш лист, допоможе вам вибрати відповідну лексику та фрази.Врахуйте, що вибір мови та стилю може змінюватись в залежності від того, на яку тему ви пишете, до кого звертаєтесь і в якому контексті.
| Крок | Опис |
|---|---|
| 1 | Визначте мету листа |
| 2 | Виберіть формат та стиль листа |
| 3 | Напишіть привітання та звернення |
| 4 | Вступ |
| 5 | Основна частина |
| 6 | Наведіть аргументи та факти |
| 7 | Висновок |
| 8 | Підпис та контактні дані |
| 9 | Перевірте та виправте лист |
| 10 | Надішліть лист |
Як грамотно розпочати листа?
В якості вітання використовуйте стандартне «Здрастуйте», що не залежить від часу доби або часового поясу. У діловому листуванні не варто панібратничати, писати «добре ранок» чи «привіт».
Як правильно розпочати звернення у листі?
На початку утримувати привітання та звернення. Наприклад, «Здрастуйте / Доброго ранку / Доброго дня / Доброго вечора + поважаємо(а) + І. О.». Слова в зверненні або вказівці адресата не можна скорочувати (наприклад, «шановний» як «ув.») – такі правила ділового етикету.
Як представитися на початку листа?
Спочатку привітання, після чого ви повинні або представитися або нагадати, хто ви: «Здрастуйте, Іване Івановичу! Мене звуть Олена, я заступник генерального директора компанії «Роги та Копита». Далі необхідно визначити причину, з якої ви пишете клієнту.
Як написати переконливий лист?
Як правильно писати листи: 6 складових переконливого листа
- Завжди чітко уявляйте те, про що збираєтесь написати …
- Починайте лист з вашого висновку …
- Розділіть ваші аргументи на кілька абзаців, що легко перетравлюються.
- Підкріпіть кожен аргумент доказами.
- Повторіть ваш висновок як заклик до дії